Avant-propos
La ligne éditoriale de la plateforme e-FRAN soutient le partage de ressources en libre accès. Pour cette raison, la plateforme e-FRAN dispose de la collection « EFRAN » disponible sur la plateforme d’archives ouvertes en ligne HAL.
Grâce à une indexation spécifique (mot-clé) fournie par le secrétariat de rédaction, les références disponibles dans HAL (articles, posters, proceedings, manuscrits de thèse, etc.) sont importées dans la collection HAL « EFRAN » puis associées à la contribution publiée sur la plateforme e-FRAN. À chaque nouvel ajout, la liste des publications liées à la contribution sera automatiquement mise à jour.
Le traitement automatique des références HAL implique qu’il appartient aux auteurs d’indexer les publications pour les voir apparaître sur la plateforme e-FRAN (voir la procédure dans la suite du document). En effet, le secrétariat de rédaction ne saurait se substituer aux auteurs propriétaires de la publication HAL dans cette démarche.
Aucune limite n’est fixée concernant le nombre de références à associer à une contribution à condition que celles-ci soient directement issues des travaux de recherche décrits dans la contribution. Pour rappel, la plateforme n’a pas vocation à être utilisée comme une page personnelle contenant l’ensemble des publications d’une personne, d’une équipe ou d’un laboratoire.
La suite du document fournit la procédure pour indexer les publications HAL. Si besoin, il est également possible de contacter le secrétariat de rédaction en utilisant le formulaire de contact.
Informations relatives à HAL
Créer un IdHAL ?
Disposer d’un compte HAL ne signifie pas pour autant disposer d’un IdHAL. Cette documentation HAL fournit, si besoin, l’aide nécessaire pour créer un IdHAL et bénéficier des avantages associés (regroupement de plusieurs formes auteur, propriété acquise automatiquement lors d’un dépôt…).
Envie de se former ?
Les dépôts des personnes non-formées ne sont pas toujours bien faits et il est toujours utile d’avoir des explications sur le type de fichier que l’on peut légalement déposer ou non. Suivre une formation permet d’éviter de voir un dépôt bloqué par la modération HAL (processus propre à HAL et dans lequel le secrétariat de rédaction de la plateforme e-FRAN n’intervient pas).
Le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe) propose des formations HAL. Ces formations courtes d’une heure concernent le dépôt d’une publication mais aussi la création d’un IdHAL ou encore d’un CVHAL. Pour plus d’informations, consulter la page suivante : https://www.ccsd.cnrs.fr/formations-en-ligne/
À noter :
Pour un article de revue, quelle que soit la politique ou la nationalité de l’éditeur, la loi française autorise le dépôt dans HAL de la version postprint, avec un embargo maximum de 6 mois pour les Sciences et Techniques et 12 mois pour les Sciences Humaines et Sociales, à partir de la date de première publication.
La version postprint est la dernière version, acceptée pour publication, mais sans mise en page de l’éditeur. C’est donc une version plus aboutie que le preprint, avec valeur scientifique, puisque relue et attestée par les pairs. Dans HAL, il est possible d’indiquer une date d’embargo lors du dépôt. Cela permet de mettre en ligne la référence « en attendant », et HAL ajoutera automatiquement l’accès au fichier à la date indiquée lors du dépôt.
Comment ajouter des références bibliographiques HAL à une contribution publiée sur la plateforme e-FRAN ?
La procédure d’import automatique d’une publication nécessite l’ajout d’un mot-clé dans un des champs à remplir dans les métadonnées de la publication concernée. Ce droit d’accès dépend des droits de propriété. En effet, être propriétaire de la publication permet d’avoir accès aux métadonnées de la publication et de les modifier si besoin.
Par défaut, HAL considère que le dépositaire de la publication dans HAL est l’unique propriétaire de cette publication. Il est cependant tout à fait possible d’associer plusieurs propriétaires à une publication ou d’en demander la propriété a posteriori. Pour plus d’informations, consulter la page suivante : https://doc.archives-ouvertes.fr/gerer-ses-depots/partager-la-propriete-dun-depot/
Cas n°1 :
Si la publication à importer a été déposée dans HAL avant la publication de la contribution sur la plateforme e-FRAN, il convient de modifier les métadonnées de la publication.
Pour cela :
- Rechercher la publication dans HAL. Il est possible d’effectuer cette recherche en utilisant le nom des auteurs, le titre de la publication ou encore l’identifiant HAL de la publication (hal-XXXXXXXX).
- Sur la page de la publication, cliquer sur « Modifier les métadonnées » situé à droite de la page.
- Dans la section « Métadonnées/Autres informations », ajouter le mot-clé fourni par le secrétariat de rédaction dans le champ « Collaboration/Projet » (dans l’exemple ci-dessous, EFRAN-TEST). Ne pas oublier de cliquer sur « MODIFIER LE DÉPÔT » pour enregistrer les modifications.
Cas n°2 :
Si la publication à importer n’a pas été déposée dans HAL avant la publication de la contribution sur la plateforme e-FRAN, il suffit d’ajouter le mot-clé dans « Collaboration/Projet » (étape 3) lors du dépôt de la publication dans HAL.
À noter :
Il est possible d’associer une publication HAL à plusieurs contributions publiées sur la plateforme e-FRAN. Pour cela, il suffit d’ajouter le mot-clé de chaque contribution (dans notre exemple, EFRAN-TEST1 pour la contribution 1 et EFRAN-TEST2 pour la contribution 2) dans le champ « Collaboration/Projet ».